Von der Anfrage zum geprüften Angebot.
Anfragen erfassen, Kundendaten zuordnen und einen Entwurf vorbereiten. Versand erst nach der vereinbarten Freigabe.
Beispielarchitektur, kein Kundenprojekt.
Was heute von Hand erledigt wird.
Eine Anfrage liegt im Postfach. Jemand liest sie, sucht den Kontakt im CRM und überträgt Angaben in eine Angebotsvorlage. Rückfragen und Freigaben laufen nebenher per E-Mail. Der Stand ist nicht immer leicht zu erkennen.
Dieses Beispiel betrachtet den Weg von der neuen Anfrage bis zum freigegebenen Angebot. Verhandlungen, Sonderkonditionen und die gesamte Vertriebssteuerung gehören nicht zum automatisierten Teil.
Ein Vorgang.
Ein klarer Verlauf.
Jede passende Anfrage erhält einen Vorgang. Vorhandene Daten werden zugeordnet, fehlende Angaben sichtbar gemacht und ein Entwurf vorbereitet. Die zuständige Person prüft die konkrete Version. Erst danach wird der vereinbarte Versand ausgelöst.
Freigegebenes Angebot + nachvollziehbarer Verlauf
Eine neue Nachricht erreicht das festgelegte Postfach oder Anfrageformular. Regeln unterscheiden neue Anfragen von anderen Nachrichten und Antworten auf bestehende Vorgänge.
- Absender, Nachricht und erlaubte Anhänge.
- Vorhandene Kunden- und Vorgangskennungen.
- Verbindliche Preise, Produktangaben und Angebotsvorlagen.
- Zuständigkeit und erlaubter Versandweg.
Jeder Schritt hat einen Auftrag.
- 05 / PROZESSSCHRITTAI
Entwurf erstellen
- Eingangsdaten
- Strukturierte Kundendaten, Produktinformationen und Freitext der Anfrage
- Aktion
- Erstellt einen Angebotsentwurf auf Grundlage der freigegebenen Informationen.
- Prüfung
- Preis und Pflichtfelder werden nicht vom Modell bestimmt. Berechnungen kommen aus verbindlichen Regeln.
- Bei Fehlern
- Bei fehlenden Daten oder widersprüchlichen Positionen folgt eine manuelle Prüfung.
Entwurf erstellen
- Eingangsdaten
- Strukturierte Kundendaten, Produktinformationen und Freitext der Anfrage
- Aktion
- Erstellt einen Angebotsentwurf auf Grundlage der freigegebenen Informationen.
- Prüfung
- Preis und Pflichtfelder werden nicht vom Modell bestimmt. Berechnungen kommen aus verbindlichen Regeln.
- Bei Fehlern
- Bei fehlenden Daten oder widersprüchlichen Positionen folgt eine manuelle Prüfung.
Beispielarchitektur, kein Kundenprojekt. Die konkrete Umsetzung hängt von Ihrem Prozess und den verfügbaren Systemzugängen ab.
Was in den einzelnen Schritten passiert.
01Anfrage
RAW
- Eingangsdaten
- Neue Nachricht im definierten Geschäftspostfach
- Aktion
- Übernimmt die Anfrage und vergibt eine eindeutige Vorgangs-ID.
- Prüfung
- Absender, erlaubter Eingang und bereits verarbeitete Nachrichten werden geprüft.
- Bei Fehlern
- Doppelte Nachrichten lösen keinen zweiten Vorgang aus.
02Daten prüfen
RULE
- Eingangsdaten
- Absender, Betreff, Text und freigegebene Anhänge
- Aktion
- Prüft Pflichtfelder, Formate und Vollständigkeit.
- Prüfung
- Ein klares Schema trennt zulässige von unvollständigen Eingaben.
- Bei Fehlern
- Fehlende Angaben werden als offene Frage markiert und einer Person zugeordnet.
03CRM-Status
RULE
- Eingangsdaten
- Validierte Kontaktdaten und Vorgangs-ID
- Aktion
- Sucht den Kontakt und den zugehörigen Vorgang im CRM.
- Prüfung
- Nur eindeutige Treffer werden automatisch zugeordnet.
- Bei Fehlern
- Mehrere Treffer oder ein nicht erreichbares CRM führen in einen kontrollierten Ausnahmeweg.
04Informationen ergänzen
AI
- Eingangsdaten
- Freitext der Anfrage und erlaubte Referenzinformationen
- Aktion
- Interpretiert den Bedarf und überführt relevante Informationen in strukturierte Felder.
- Prüfung
- Freitext muss interpretiert werden. Das Ergebnis wird anschließend deterministisch validiert.
- Bei Fehlern
- Unklare Anforderungen oder nicht belegbare Angaben gehen zur manuellen Prüfung.
05Entwurf erstellen
AI
- Eingangsdaten
- Strukturierte Kundendaten, Produktinformationen und Freitext der Anfrage
- Aktion
- Erstellt einen Angebotsentwurf auf Grundlage der freigegebenen Informationen.
- Prüfung
- Preis und Pflichtfelder werden nicht vom Modell bestimmt. Berechnungen kommen aus verbindlichen Regeln.
- Bei Fehlern
- Bei fehlenden Daten oder widersprüchlichen Positionen folgt eine manuelle Prüfung.
06Menschliche Freigabe
HUMAN
- Eingangsdaten
- Validierter Entwurf und Hinweise auf offene Punkte
- Aktion
- Die zuständige Person prüft Inhalt, Konditionen und Empfänger.
- Prüfung
- Die Freigabe gilt nur für die tatsächlich geprüfte Version des Entwurfs.
- Bei Fehlern
- Änderungen nach der Freigabe erfordern eine erneute Prüfung. Ablehnung stoppt den Versand.
07Versand
RULE
- Eingangsdaten
- Freigegebene Version, Empfänger und Versand-ID
- Aktion
- Sendet das freigegebene Angebot über den vereinbarten Kanal.
- Prüfung
- Freigabestatus und Empfänger werden unmittelbar vor dem Versand geprüft.
- Bei Fehlern
- Unklare Versandbestätigung wird zuerst abgeglichen; kein blindes erneutes Senden.
08Protokoll
RULE
- Eingangsdaten
- Vorgangs-ID, Version und bestätigter Versandstatus
- Aktion
- Dokumentiert den Verlauf und aktualisiert den CRM-Status.
- Prüfung
- Der dokumentierte Status entspricht dem bestätigten Ergebnis des Zielsystems.
- Bei Fehlern
- Ein fehlendes Protokoll wird nachgeholt; das Angebot wird dafür nicht erneut versendet.
Beschreiben SieIhr Vorhaben.
Ein Ablauf, eine Website oder eine interne Anwendung: Ich prüfe die Möglichkeiten.
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