Automatisierung mit oder ohne KI: Was passt zur Aufgabe?

Wie entscheiden Sie zwischen Regel, KI und Mensch?

Betrachten Sie jeden Schritt einzeln. Ein Prozess ist nicht insgesamt „KI“ oder „ohne KI“. Eine freie Nachricht kann zunächst eingeordnet werden, während die anschließende Kundensuche und Preisberechnung nach festen Regeln erfolgen.

Welche Aufgaben brauchen keine KI?

• Eine Kunden-ID in vorhandenen Daten suchen.
• Pflichtangaben, Datumsgrenzen oder erlaubte Statuswechsel prüfen.
• Preise aus einer verbindlichen Preisliste berechnen.
• An eine offene Freigabe nach einer festgelegten Frist erinnern.

Bei solchen Aufgaben lässt sich beschreiben, welche Eingabe zu welchem Ergebnis führen soll. Diese Regeln können direkt getestet werden. Ein Sprachmodell würde zusätzliche Unsicherheit einbringen, ohne eine notwendige Aufgabe zu übernehmen.

Wo kann KI die Bearbeitung unterstützen?

Anfragen beschreiben ähnliche Wünsche oft mit sehr unterschiedlichen Worten. Dokumente enthalten die gleichen Angaben an wechselnden Stellen. Hier kann KI Informationen strukturieren oder einen Entwurf aus bestätigten Angaben formulieren.

Der Auftrag bleibt eng: bekannte Kategorien auswählen, belegbare Angaben übernehmen oder einen Entwurf vorbereiten. Fehlende Informationen dürfen nicht plausibel ergänzt werden. Eine unbekannte Dokumentart muss als unbekannt behandelt werden können.

Wie werden KI-Ergebnisse geprüft?

Das richtige Format reicht nicht. Ein Feld kann eine gültige Zahl enthalten und trotzdem den falschen Betrag wiedergeben. Die Prüfung muss deshalb auch den Inhalt betrachten: Gibt es die Kunden-ID? Passen Summen zusammen? Ist die Angabe im Original belegt?

Nicht jede Aussage lässt sich automatisch prüfen. Ob eine frei formulierte Anfrage richtig verstanden wurde, kann eine fachliche Beurteilung erfordern. Dann muss die zuständige Person die Originalinformation und offene Fragen sehen.

Wann bleibt eine menschliche Freigabe nötig?

Eine Freigabe ist sinnvoll, wenn Folgen bewusst verantwortet werden müssen, Angaben nicht ausreichend prüfbar sind oder ein Sonderfall außerhalb der vereinbarten Regeln liegt. Das kann etwa einen Angebotsversand oder eine Änderung wichtiger Stammdaten betreffen.

• Die Person sieht die entscheidenden Angaben und Unsicherheiten.
• Sie kann freigeben, ablehnen oder eine Klärung verlangen.
• Die Freigabe gilt für eine konkrete Version.
• Eine spätere Änderung macht bei Bedarf eine neue Prüfung erforderlich.

Wie wird ein KI-Schritt begrenzt?

Texte und Dateien aus einem Eingang sind Arbeitsmaterial, keine Befehle an das System. Eine Anweisung im Dokument darf nicht den Empfänger, die Zugriffsrechte oder den nächsten Arbeitsschritt verändern.

Ich trenne deshalb das Lesen der Inhalte, die Prüfung der Angaben und die anschließende Aktion. Für Zeitüberschreitungen, fehlende Werte und unbekannte Inhalte gibt es einen eigenen Ausgang. Änderungen am Modell oder an der Aufgabenbeschreibung müssen erneut an den vereinbarten Fällen geprüft werden.

Wie sieht das bei einer Anfrage aus?

Eine E-Mail geht ein. Regeln prüfen den Eingang und suchen den Kontakt. KI kann den freien Bedarf strukturieren und einen Entwurf formulieren. Preise und Konditionen stammen aus den freigegebenen Daten. Eine Person prüft den Entwurf vor dem Versand.

Kommt die Anfrage stattdessen über ein strukturiertes Formular mit eindeutigen Produktkennungen, kann derselbe Ablauf ohne KI auskommen. Die tatsächliche Aufgabe entscheidet über die Technik.