Offene Freigaben im Blick behalten.
Anträge zuordnen, Fristen nachhalten und an Entscheidungen erinnern. Die Freigabe bleibt bei der berechtigten Person.
Beispielarchitektur, kein Kundenprojekt.
Was heute von Hand erledigt wird.
Ein Antrag wird per E-Mail weitergeleitet. Die zuständige Person ist abwesend, eine Erinnerung geht unter oder eine Rückfrage bezieht sich auf eine alte Version. Nicht die Entscheidung selbst, sondern ihre Nachverfolgung kostet Zeit.
Dieses Beispiel ordnet Zuständigkeit, Status und Folgeaktion. Solange die Angaben und Regeln bekannt sind, braucht der Ablauf keine KI. Eine Erinnerung ist keine automatische Zustimmung.
Ein Vorgang.
Ein klarer Verlauf.
Jeder Antrag hat einen sichtbaren Status, eine zuständige Person und eine Frist. Erinnerungen gelten nur für offene Vorgänge. Eine Folgeaktion startet erst nach gültiger Freigabe der aktuellen Version.
Autorisierte Ausführung + prüfbarer Entscheidungsverlauf
Ein vollständiger Antrag wird im festgelegten Formular oder Fachsystem eingereicht. Er erhält eine eindeutige Vorgangs- und Versionskennung.
- Antrag mit Pflichtangaben und erforderlichen Anlagen.
- Zuständige Personen und erlaubte Vertretungen.
- Fristen, Zeitzone und gegebenenfalls Geschäftskalender.
- Regeln für Freigabe, Ablehnung, Änderung und Abbruch.
Jeder Schritt hat einen Auftrag.
- 05 / PROZESSSCHRITTRULE
Erinnern
- Eingangsdaten
- Offene Entscheidung und erreichte Erinnerungsfrist
- Aktion
- Erinnert die zuständige Person, solange der Vorgang offen ist.
- Prüfung
- Ein erneuter Statusabgleich verhindert Erinnerungen nach einer Entscheidung.
- Bei Fehlern
- Zustellfehler werden protokolliert; Erinnerungen werden nicht unbegrenzt wiederholt.
Erinnern
- Eingangsdaten
- Offene Entscheidung und erreichte Erinnerungsfrist
- Aktion
- Erinnert die zuständige Person, solange der Vorgang offen ist.
- Prüfung
- Ein erneuter Statusabgleich verhindert Erinnerungen nach einer Entscheidung.
- Bei Fehlern
- Zustellfehler werden protokolliert; Erinnerungen werden nicht unbegrenzt wiederholt.
Beispielarchitektur, kein Kundenprojekt. Die konkrete Umsetzung hängt von Ihrem Prozess und den verfügbaren Systemzugängen ab.
Was in den einzelnen Schritten passiert.
01Antrag
RAW
- Eingangsdaten
- Vollständiger Antrag aus Formular oder Fachsystem
- Aktion
- Eröffnet einen Vorgang mit klar bezeichnetem Entscheidungsgegenstand.
- Prüfung
- Pflichtangaben, Antragsteller und Objektversion werden geprüft.
- Bei Fehlern
- Unvollständige Anträge werden zur Ergänzung zurückgegeben.
02Zuständigkeit
RULE
- Eingangsdaten
- Antrag, Zuständigkeitsmatrix und Vertretungsregeln
- Aktion
- Ordnet den Vorgang der verantwortlichen Person zu.
- Prüfung
- Nur berechtigte Personen können entscheiden; Vertretungen sind explizit definiert.
- Bei Fehlern
- Fehlende Zuständigkeit führt zur benannten Prozessverantwortung.
03Freigabe
HUMAN
- Eingangsdaten
- Antrag, Anlagen und Entscheidungsgrundlage
- Aktion
- Die verantwortliche Person stimmt zu, lehnt ab oder fordert Änderungen an.
- Prüfung
- Entscheidung, Identität und geprüfte Version werden zusammen gespeichert.
- Bei Fehlern
- Eine spätere Änderung am Antrag setzt die Freigabe zurück.
04Frist setzen
RULE
- Eingangsdaten
- Vorgangsstatus, Fristenregel und Geschäftskalender
- Aktion
- Berechnet das nächste zulässige Frist- oder Wiedervorlagedatum.
- Prüfung
- Zeitzone, Wochenenden und vereinbarte Ausnahmen werden berücksichtigt.
- Bei Fehlern
- Fehlende Fristenregeln führen zu einer sichtbaren Aufgabe.
05Erinnern
RULE
- Eingangsdaten
- Offene Entscheidung und erreichte Erinnerungsfrist
- Aktion
- Erinnert die zuständige Person, solange der Vorgang offen ist.
- Prüfung
- Ein erneuter Statusabgleich verhindert Erinnerungen nach einer Entscheidung.
- Bei Fehlern
- Zustellfehler werden protokolliert; Erinnerungen werden nicht unbegrenzt wiederholt.
06Eskalation
HUMAN
- Eingangsdaten
- Überfälliger Vorgang mit bisherigen Kontaktversuchen
- Aktion
- Die definierte Eskalationsperson übernimmt die Klärung.
- Prüfung
- Eine Eskalation ersetzt keine inhaltlich notwendige Freigabe.
- Bei Fehlern
- Wenn auch die Vertretung fehlt, bleibt die Ausführung gesperrt.
07Ausführen
RULE
- Eingangsdaten
- Wirksame Freigabe für die aktuelle Vorgangsversion
- Aktion
- Löst die exakt vereinbarte Folgeaktion aus.
- Prüfung
- Berechtigung, Version und bereits erfolgte Ausführung werden erneut geprüft.
- Bei Fehlern
- Bei unklarem Zielstatus wird erst abgeglichen, bevor eine Aktion wiederholt wird.
08Protokoll
RULE
- Eingangsdaten
- Entscheidungs- und Ausführungsereignisse
- Aktion
- Hält den Verlauf mit Verantwortlichkeit und Ergebnis fest.
- Prüfung
- Jedes Ereignis gehört zu einer Vorgangs-ID; sensible Inhalte werden begrenzt.
- Bei Fehlern
- Lücken im Verlauf werden als Betriebsfehler sichtbar, statt still übergangen zu werden.
Beschreiben SieIhr Vorhaben.
Ein Ablauf, eine Website oder eine interne Anwendung: Ich prüfe die Möglichkeiten.
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