Vom Dokument zum geprüften CRM-Eintrag.
Angaben aus bekannten Dokumentarten lesen, prüfen und richtig zuordnen. Unklare Werte werden manuell geklärt.
Beispielarchitektur, kein Kundenprojekt.
Was heute von Hand erledigt wird.
Dokumente kommen als Datei oder E-Mail-Anhang an. Eine Person sucht relevante Angaben, überträgt Werte und ordnet die Datei einem CRM-Kontakt zu. Unterschiedliche Formate und fehlende Kennungen machen die Bearbeitung aufwendig.
Das Beispiel beschränkt sich auf bekannte Dokumentarten und festgelegte Zielfelder. Es beschreibt keine universelle Dokumenten-KI. Unbekannte oder unlesbare Dateien brauchen eine andere Bearbeitung.
Ein Vorgang.
Ein klarer Verlauf.
Nur geprüfte Angaben werden einem eindeutig erkannten CRM-Datensatz zugeordnet. Das Original bleibt über eine Referenz auffindbar. Unklare Angaben erhalten einen sichtbaren Prüfauftrag.
Geprüfter Datensatz + eindeutige Dokumentreferenz
Eine Datei erreicht einen erlaubten Eingang. Vor der Verarbeitung werden Quelle, Format, Größe und Dokumentreferenz geprüft.
- Originaldokument aus der vereinbarten Quelle.
- Bekannte Dokumentarten und benötigte Felder.
- CRM-Kennungen und Regeln für die Zuordnung.
- Prüfregeln für Werte, Summen und Pflichtangaben.
Jeder Schritt hat einen Auftrag.
- 05 / PROZESSSCHRITTRULE
Entität zuordnen
- Eingangsdaten
- Geprüfte Identifikationsmerkmale
- Aktion
- Sucht die passende Firma, Person oder Transaktion.
- Prüfung
- Eindeutige Kennungen haben Vorrang vor Namensähnlichkeit.
- Bei Fehlern
- Mehrdeutige Treffer erfordern menschliche Zuordnung; keine automatische Neuanlage auf Verdacht.
Entität zuordnen
- Eingangsdaten
- Geprüfte Identifikationsmerkmale
- Aktion
- Sucht die passende Firma, Person oder Transaktion.
- Prüfung
- Eindeutige Kennungen haben Vorrang vor Namensähnlichkeit.
- Bei Fehlern
- Mehrdeutige Treffer erfordern menschliche Zuordnung; keine automatische Neuanlage auf Verdacht.
Beispielarchitektur, kein Kundenprojekt. Die konkrete Umsetzung hängt von Ihrem Prozess und den verfügbaren Systemzugängen ab.
Was in den einzelnen Schritten passiert.
01Dokumenteingang
RAW
- Eingangsdaten
- Datei oder Anhang aus einem definierten Eingang
- Aktion
- Erfasst das Dokument mit einer eindeutigen Referenz.
- Prüfung
- Dateityp, Größe und erlaubte Quelle werden vor der Verarbeitung geprüft.
- Bei Fehlern
- Nicht unterstützte oder beschädigte Dateien gehen in eine manuelle Warteschlange.
02Klassifizieren
AI
- Eingangsdaten
- Lesbarer Dokumentinhalt und erlaubte Dokumentklassen
- Aktion
- Ordnet den Inhalt einer bekannten Dokumentart zu.
- Prüfung
- Nur vereinbarte Klassen sind zulässig; unbekannte Typen werden nicht erzwungen zugeordnet.
- Bei Fehlern
- Eine unklare Dokumentart wird von einer Person eingeordnet.
03Extrahieren
AI
- Eingangsdaten
- Dokumentinhalt und Feldschema der Dokumentart
- Aktion
- Extrahiert relevante Angaben mit Bezug auf die Quelle.
- Prüfung
- Nicht vorhandene Werte bleiben leer. Das Modell darf keine fehlenden Stammdaten ergänzen.
- Bei Fehlern
- Schlecht lesbare oder widersprüchliche Angaben werden zur Prüfung markiert.
04Validieren
RULE
- Eingangsdaten
- Extrahierte Felder mit Quellenbezug
- Aktion
- Prüft Pflichtfelder, Datentypen, Wertebereiche und Querbeziehungen.
- Prüfung
- Summen, Datumswerte und Kennungen werden durch feste Regeln geprüft.
- Bei Fehlern
- Ungültige Datensätze gelangen nicht in das CRM.
05Entität zuordnen
RULE
- Eingangsdaten
- Geprüfte Identifikationsmerkmale
- Aktion
- Sucht die passende Firma, Person oder Transaktion.
- Prüfung
- Eindeutige Kennungen haben Vorrang vor Namensähnlichkeit.
- Bei Fehlern
- Mehrdeutige Treffer erfordern menschliche Zuordnung; keine automatische Neuanlage auf Verdacht.
06Felder abbilden
RULE
- Eingangsdaten
- Validierte Daten und eindeutige CRM-Entität
- Aktion
- Überführt die Quellfelder in das festgelegte Datenmodell.
- Prüfung
- Feldverantwortung, Format und zulässige Überschreibungen sind vorgegeben.
- Bei Fehlern
- Ein Schemawechsel stoppt die betroffene Übertragung und erzeugt einen prüfbaren Fehler.
07Speichern
RULE
- Eingangsdaten
- Geprüfte Feldzuordnung und Dokumentreferenz
- Aktion
- Schreibt die Daten einmalig in das Zielsystem.
- Prüfung
- Die Zielantwort wird geprüft und der gespeicherte Datensatz abgeglichen.
- Bei Fehlern
- Temporäre Fehler werden begrenzt wiederholt. Bereits gespeicherte Daten werden erkannt.
08Ausnahme prüfen
HUMAN
- Eingangsdaten
- Offene Fälle, Ursache und ursprüngliches Dokument
- Aktion
- Die zuständige Person korrigiert oder verwirft den Ausnahmefall.
- Prüfung
- Korrektur und erneuter Start bleiben einem konkreten Vorgang zugeordnet.
- Bei Fehlern
- Unbearbeitete Ausnahmen werden sichtbar gehalten und nach vereinbarter Frist eskaliert.
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