Welche Geschäftsprozesse lassen sich sinnvoll automatisieren?

Wie grenzen Sie einen Prozess sinnvoll ab?

„Vertrieb automatisieren“ beschreibt noch keinen umsetzbaren Auftrag. Konkreter ist: „Neue Anfragen einem vorhandenen CRM-Kontakt zuordnen und fehlende Angaben zur Prüfung vorlegen.“ Daraus lassen sich Eingang, Daten und gewünschtes Ergebnis ableiten.

Beschreiben Sie den Start und das Ende jeweils in einem Satz. Notieren Sie jede manuelle Übergabe dazwischen. Wenn das Ergebnis unterschiedlich verstanden wird, sollte diese Frage vor der Entwicklung geklärt sein.

Welche Abläufe sind gute Kandidaten?

• Wiederkehrende Anfragen mit bekannten Pflichtangaben.
• Regelmäßige Datenübernahmen zwischen zwei Programmen.
• Bekannte Dokumentarten mit überprüfbaren Angaben.
• Freigaben mit festen Zuständigkeiten und Fristen.

Prüfen Sie, ob die automatische Bearbeitung tatsächlich Arbeit ersetzt. Ein Prozess kann sehr häufig sein und trotzdem wenig Aufwand verursachen. Umgekehrt können wenige komplizierte Fälle fast die gesamte Bearbeitungszeit beanspruchen.

Den Process Score ausfüllen

Bewerten Sie einen konkreten Ablauf, möglichst zusammen mit der Person, die ihn bearbeitet. Der Score stellt acht Voraussetzungen nebeneinander. Unbekannte Antworten sollten als offene Fragen behandelt werden, nicht als günstige Annahmen.

Was sagt die Punktzahl aus?

Jede Dimension erhält 0 bis 5 Punkte. Alle acht Werte zählen gleich. Wenige Ausnahmen und leicht korrigierbare Fehler erhalten hohe Werte. Die Summe kann deshalb helfen, Vorbereitungsbedarf zu erkennen; sie berechnet weder Kosten noch erwartete Einsparungen.

Die Skala ist mein praktisches Bewertungsmodell. Sie wurde nicht wissenschaftlich validiert. Ein einzelner Punkt Unterschied ist keine präzise Prognose; die offenen Fragen hinter den Werten sind wichtiger.

Wie nutzen Sie das Ergebnis?

Ein Dokumentprozess könnte 29 von 40 Punkten erreichen, aber bei der Datenqualität nur zwei Punkte erhalten. Das ist ein Rechenbeispiel, kein Kundenergebnis. Die erste Frage wäre trotzdem: Welche Angaben fehlen und wie werden sie erkannt?

Eine Eingangsprüfung kann dann sinnvoller sein als die sofortige Übertragung ins CRM. So zeigt der Score, wo die Arbeit beginnen sollte, statt nur ein positives oder negatives Urteil zu liefern.

Wann sollten Sie zunächst anders ansetzen?

• Der Vorgang ist einmalig oder wird bald abgeschafft.
• Niemand kann die gültigen Regeln verbindlich festlegen.
• Daten werden regelmäßig falsch oder unvollständig erfasst.
• Die benötigte Software ist nicht auf einem erlaubten Weg erreichbar.
• Fehler hätten erhebliche Folgen, ohne dass eine wirksame Prüfung möglich ist.

Hier können eine bessere Eingabemaske, weniger Varianten oder klare Zuständigkeiten mehr bewirken. Diese Vorbereitung ist Teil einer sinnvollen Prüfung und kein Grund, vorschnell doch noch KI einzusetzen.

Wie entscheiden Sie zwischen mehreren Prozessen?

Vergleichen Sie realistische Zeitersparnis, Vorbereitungsaufwand und Risiken. Ein kleinerer Ablauf mit geklärten Zugängen kann der bessere Anfang sein als ein großes Vorhaben mit vielen Abhängigkeiten.

Legen Sie eine überprüfbare Zielgröße fest, etwa manuelle Minuten pro Anfrage oder die Zeit bis zum fertigen Entwurf. Berücksichtigen Sie auch schwierige Fälle und Nacharbeit. Ein einzelner erfolgreicher Test belegt noch keinen stabilen Nutzen.

Welche Angaben helfen bei der ersten Prüfung?

• Auslöser und gewünschtes Ergebnis.
• Beteiligte Programme und bekannte Zugänge.
• Ungefähre Häufigkeit und manueller Aufwand.
• Ein typischer Fall und ein bekannter Sonderfall, ohne sensible Daten.

Damit kann ich offene Fragen einordnen und einen möglichen ersten Auftrag abgrenzen. Kosten und Zeitplan folgen auf diese Klärung.